Glossário de Arquivologia

ACERVO - totalidade dos documentos conservados num arquivo.

ACONDICIONAMENTO - embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio.

ARQUIVÍSTICA - disciplina - também conhecida como arquivologia - que tem por objetivo o conhecimento da natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização.

ARQUIVO - conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.

ARQUIVO CORRENTE - conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles consultados.

ARQUIVO CENTRAL - unidade responsável pelo controle dos documentos acumulados pelos diversos setores e serviços de uma administração e pelos procedimentos técnicos a que devem ser submetidos, independentemente da centralização do armazenamento.

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO - conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final.

ARQUIVO PERMANENTE - conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função de seu valor.

ARQUIVO PÚBLICO - conjunto de documentos acumulados em decorrência das funções executivas, legislativas e judiciárias do poder público no âmbito federal, estadual e municipal, bem como o conjunto de documentos de entidades de direito privado encarregadas de serviços públicos.

ARQUIVO SETORIAL - unidade responsável pelo arquivamento de documentos acumulados por entidade subordinada que, no sistema de arquivos adotado pela administração a que pertence, depende tecnicamente do arquivo central.

ATIVIDADES-FIM - conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento.

ATIVIDADES-MEIO - conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.

AVALIAÇÃO - processo de análise de arquivos, visando a estabelecer sua destinação de acordo com os valores que lhes forem atribuídos.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS - sucessão de fases por que passam os documentos, desde o momento em que são criados até a sua destinação final.

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO - instrumento de trabalho elaborado de forma a ser utilizado pelos arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido e/ou recebido pelo órgão no exercício de suas atividades.

CONSERVAÇÃO - conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteção física dos arquivos contra agentes de deterioração. Ver também: preservação.

CUSTÓDIA - responsabilidade jurídica, temporária ou definitiva, de guarda e proteção de documentos dos quais não se detém a propriedade.

DATAS-LIMITE - elemento de identificação cronológica em que são mencionados os anos de início e término do período abrangido pelos documentos de um processo, dossiê, série, fundo ou coleção.

DESTINAÇÃO - em decorrência da avaliação, encaminhamento dos documentos à guarda temporária ou permanente, à eliminação e/ou à reprodução.

DIGITALIZAÇÃO - reprodução por varredura eletrônica e armazenamento em disco ótico ou outro suporte de alta densidade, permitindo a visualização do documento em terminal de alta resolução ou sua impressão em papel.

DOCUMENTO - unidade constituída pela informação e seu suporte.

ELIMINAÇÃO - destruição de documentos que, na avaliação, forem considerados sem valor para guarda permanente.

ESPÉCIE DOCUMENTAL - configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.

GESTÃO DE DOCUMENTOS - conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

INDEXAÇÃO - processo pelo qual se relacionam de forma sistemática descritores ou palavras-chaves que permitem a recuperação posterior do conteúdo de documentos e informações.

MÉTODO DUPLEX - procedimento que utiliza números de tantas classes quantas forem necessárias, sem o requisito de um plano previamente estabelecido; as unidades de arquivamento são divididas em grandes classes temáticas numeradas consecutivamente, podendo subdividir-se em classes subordinadas através do uso de números justapostos aos dos assuntos principais.

METRO LINEAR - unidade de medida de extensão de arquivos.

MICROFILMAGEM - produção de imagens fotográficas de um documento, em tamanho altamente reduzido.

PLANO DE ARQUIVAMENTO - esquema preestabelecido para armazenamento, ordenação e classificação.

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO - esquema pelo qual se processa a classificação de um arquivo.

PRAZO DE RETENÇÃO (GUARDA) - período definido na tabela de temporalidade, durante o qual os documentos permanecem no arquivo corrente e no arquivo intermediário.

PRESCRIÇÃO - condição pela qual se extinguem prazos para aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos.

PRESERVAÇÃO - função arquivística destinada a assegurar as atividades de acondicionamento, armazenamento, conservação e restauração de documentos.

RECOLHIMENTO - passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

TABELA DE TEMPORALIDADE - instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos.

TEORIA DAS TRÊS IDADES - sistematização das características dos arquivos correntes, intermediários e permanentes quanto à sua gênese, tratamento documental e utilização. Ver também: ciclo vital dos documentos

TRANSFERÊNCIA - passagem de documentos do Arquivo Corrente para o Arquivo Geral e deste para o Arquivo Intermediário.

TRATAMENTO DOCUMENTAL - conjunto de atividades de classificação e descrição de documentos.

VIGÊNCIA - qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições contidos nos documentos.

VOLUME - cada uma das partes em que se subdivide um livro, com paginação e encadernação próprias.

Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística - 1996